Vilket mötesbokningsföretag ska ni välja? Sju frågor att ställa

Att ringa är enkelt. Att ringa bra är en konst. Den som vill ha fler möten med beslutsfattare står förr eller senare inför valet av mötesbokningsföretag, och skillnaderna mellan dem är större än det ser ut — från bolag som ringer i volym till partners där samma mötesbokare arbetar med er över tid. Valet handlar mindre om pris än om vilken sorts samtal ni behöver och vem som ska föra dem.

Ska ni betala per timme eller per möte?

Det beror på vem ni ska ringa. Är leadsen redan varma — personer som själva hört av sig, intresse från en kampanj eller kunder som ska följas upp — passar det att betala för tiden. Ni har redan betalat för att göra de leadsen varma genom era egna kanaler, och att betala per bokat möte ovanpå vore att betala två gånger för samma arbete. Hos oss heter upplägget SDR on Demand: ni hyr en senior mötesbokare per timme, minst 20 timmar i månaden, som ringer era leads samma dag de kommer in.

När samtalen är kalla, alltså till personer som inte väntar sig att höra från er, går det inte att veta i förväg hur många samtal ett möte kräver. Då är det rimligt att leverantören bär den risken och tar betalt för resultatet i stället för tiden. En leverantör som får betalt oavsett utfall har inget eget skäl att välja kvalitet framför volym. Så fungerar vår mötesbokning: ni betalar per genomfört och kvalificerat möte, kriterierna sätts tillsammans före uppstart, och kartläggningen av er ideala kund och ringlistan ingår.

Ska ni anställa en egen mötesbokare i stället?

Ibland. Fördelen är kontrollen: mötesbokaren sitter hos er, lär sig verksamheten och bygger relationer som stannar i huset. Men det tar tid att rekrytera och lära upp, den som leder arbetet behöver själv kunna yrket, och slutar någon börjar ni om. Ni bär också hela risken: blir det inga möten har ni ändå en lön att betala. Vi har jämfört alternativen punkt för punkt i anlita eller anställa en mötesbokare, inklusive de lägen där en egen anställning faktiskt är rätt val.

Vilka frågor ska ni ställa till ett mötesbokningsföretag?

Oavsett modell är det människorna i luren som avgör resultatet. De här sju frågorna skiljer ett bra mötesbokningsföretag från ett som bara låter bra.

1. Vem är det som ringer? Fråga efter erfarenheten hos dem som faktiskt ringer, inte hos den som presenterar bolaget.
2. Får vi samma personer över tid? Den som ringt åt er länge kan er verksamhet, medan en ny röst varje vecka börjar om från noll. Fråga också vad som händer om någon blir sjuk eller slutar. Svaret ska vara att en kollega tar över direkt.
3. Hur låter samtalen? Ett manus är bra som grundstruktur, men den som ringer måste kunna svara på det som faktiskt sägs i stället för att läsa innantill.
4. Hur hanteras ett nej? Ett ja som pressats fram blir sällan ett möte som håller. Fråga hur de skiljer på en reflex som ”har inte tid” och en riktig invändning.
5. Vad räknas som ett kvalificerat möte? Kriterierna ska sättas tillsammans och vara konkreta — läs mer om vad ett kvalificerat möte är.
6. Kan vi pausa eller sluta? Långa bindningstider är en varningsflagga. En leverantör som levererar behöver inte låsa in er.
7. Säger ni nej om det inte passar oss? Ett seriöst mötesbokningsföretag tackar nej till uppdrag som inte kan löna sig för kunden, i stället för att ta betalt i ett halvår och sedan förlora er.

Vilka varningssignaler ska ni se upp med?

• Löften om många möten utan ett ord om hur de kvalificeras.
• Betalning per bokat möte i stället för per genomfört — då betalar ni även för de möten som aldrig blir av.
• Lång bindningstid och en uppstartsavgift innan första samtalet.
• Ingen insyn: ni får en rapport i efterhand men ser inte varje bokat möte själva.
• Ingen kan säga vem som ringer, eller det byts person varje vecka.
• Ett ja på allt. Den som aldrig säger nej till ett uppdrag har inte räknat på ert.

Vad behöver ni ha klart innan ni väljer?

• Ett mål. Att nå nya kunder, följa upp intresse och hålla kontakten med befintliga kunder kräver olika samtal.
• En bild av vilka ni vill nå. Ju tydligare bild av vilka som faktiskt köper av er, desto bättre lista. Hos oss tas den fram i en ICP-analys, som ingår när ni anlitar våra mötesbokare.
• Någon som tar vid. Ett bokat möte är bara värt något om någon hos er tar emot det och för affären vidare.
• Tillgång till kalendern. Då kan mötena bokas direkt hos den som ska hålla dem.

Vad kostar ett mötesbokningsföretag?

Det beror på modellen. Per timme betalar ni för tiden; per möte betalar ni för resultatet, och då är det värdet av en ny kund hos er som avgör om kalkylen går ihop. Den viktigaste siffran är alltså inte vad ett samtal kostar, utan vad en ny kund är värd för er. Vi har gått igenom prismodellerna och vad som ofta glöms i kalkylen i vad kostar mötesbokning? Våra egna priser publicerar vi inte; de är marknadsmässiga, varken dyrast eller billigast.

Telemarketingbolag eller mötesbokningsföretag — vad är skillnaden?

Telemarketing är paraplyet för allt arbete via telefon: att nå nya kunder, följa upp intresse, hålla kontakten med befintliga kunder. Mötesbokning är den del som har ett enda mål — kvalificerade möten i era säljares kalendrar. Många telemarketingbolag och ringare gör både och. Är det möten med beslutsfattare ni söker är det mötesbokningen ni ska jämföra, oavsett vad bolaget kallar sig. Hela skillnaden, och vad ni ska fråga ett telemarketingbolag i Stockholm, går vi igenom i telemarketingbolag i Stockholm eller mötesbokningsföretag?

Så arbetar vi

P94 är ett mötesbokningsföretag med fler än 25 seniora mötesbokare som bokar kvalificerade möten åt våra uppdragsgivare, och varje mötesbokare arbetar normalt med ett enda uppdrag. De flesta har tidigare erfarenhet av B2B-försäljning eller mötesbokning. Vill ni veta vilken modell som passar er? Boka ett förutsättningslöst möte så räknar vi på det tillsammans.