Vilket mötesbokningsföretag ska ni välja? Så jämför ni villkor, bokare och risk

Att ringa är enkelt. Att ringa bra är en konst. Den som vill ha fler möten med beslutsfattare står förr eller senare inför valet av mötesbokningsföretag, och skillnaderna är större än det ser ut: i vem som ringer, i vad ni betalar för och i vad som händer när ett möte inte håller. Här går vi igenom hur villkoren skiljer sig i branschen, vilka kriterier ett bra företag uppfyller, vilka frågor ni ska ställa och hur ni jämför offerter rättvist. Och vi säger rakt ut vad som gäller hos oss.

Vad gör ett mötesbokningsföretag?

Det bokar möten med beslutsfattare åt era säljare. Arbetet börjar före samtalet, med att kartlägga vilka bolag ni borde sälja till och ta fram en ringlista, och det slutar när ett kvalificerat möte ligger i säljarens kalender. Säljaren håller mötet, gör behovsanalysen och stänger affären. Ett mötesbokningsföretag ersätter alltså inte säljarna; det ger dem något att sälja på. Vad rollen innebär i praktiken har vi beskrivit i vad gör en mötesbokare?

Hur skiljer sig villkoren mellan mötesbokningsföretag?

Mer än priset. Två offerter kan se likvärdiga ut och ändå lägga risken på helt olika ställen: den ena tar betalt för varje bokat möte och binder er i ett år, den andra tar betalt först när mötet har genomförts och låter er sluta när ni vill. Tabellen visar var villkoren brukar skilja sig, och vad som gäller hos oss. Branschkolumnen beskriver vad som förekommer, inte något enskilt företag.

Ingen rad i tabellen är viktigare än de andra. Det är kombinationen som avgör var risken ligger: hos er eller hos leverantören.

Vilka kriterier ska ett bra mötesbokningsföretag uppfylla?

Sex, och alla går att kontrollera innan ni skriver på.

1. Seniora bokare. Det är människorna i luren som avgör resultatet, inte presentationen av bolaget.
2. En dedikerad bokare, över tid. Den som ringt åt er länge kan er verksamhet och märker när något förändras.
3. Kriterier som sätts tillsammans före start. Ett kvalificerat möte är ett möte som kan leda till affär, och exakt vad det betyder för er ska bestämmas innan första samtalet, inte i efterhand.
4. Betalt för genomförda och kvalificerade möten. Då bär leverantören risken för hur många samtal ett möte kräver, och har själv ett skäl att välja kvalitet framför volym.
5. Ingen bindningstid och ingen uppstartsavgift. En leverantör som levererar behöver inte låsa in er.
6. Full insyn. Ni ska kunna se varje bokat möte själva, inte bara få en rapport i efterhand.

Det viktigaste är att välja en partner som verkligen förstår er affärsmodell. Lika viktigt är att ni tillsammans sätter tydliga riktlinjer för vad som räknas som ett kvalificerat möte, innan det första samtalet rings.— Oliver Pedroletti, vd på P94 Group

Och ett sjunde, som få frågar efter: ett företag som säger nej när uppdraget inte kan löna sig för er. Den som aldrig säger nej har inte räknat på ert case.

Ska ni betala per timme eller per möte?

Det beror på vem ni ska ringa. Är leadsen redan varma — personer som själva hört av sig, intresse från en kampanj eller kunder som ska följas upp — passar det att betala för tiden. Ni har redan betalat för att göra de leadsen varma genom era egna kanaler, och att betala per bokat möte ovanpå vore att betala två gånger för samma arbete. Hos oss heter upplägget SDR on Demand: ni hyr en senior mötesbokare per timme, minst 20 timmar i månaden, som ringer era leads samma dag de kommer in.

När samtalen är kalla, alltså till personer som inte väntar sig att höra från er, går det inte att veta i förväg hur många samtal ett möte kräver. Då är det rimligt att leverantören bär den risken och tar betalt för resultatet i stället för tiden. En leverantör som får betalt oavsett utfall har inget eget skäl att välja kvalitet framför volym. Så fungerar vår mötesbokning: ni betalar per genomfört och kvalificerat möte, kriterierna sätts tillsammans före uppstart, och kartläggningen av er ideala kund och ringlistan ingår.

Ska ni anställa en egen mötesbokare i stället?

Ibland. Fördelen är kontrollen: mötesbokaren sitter hos er, lär sig verksamheten och bygger relationer som stannar i huset. Men det tar tid att rekrytera och lära upp, den som leder arbetet behöver själv kunna yrket, och slutar någon börjar ni om. Ni bär också hela risken: blir det inga möten har ni ändå en lön att betala. Vi har jämfört alternativen punkt för punkt i anlita eller anställa en mötesbokare, inklusive de lägen där en egen anställning faktiskt är rätt val.

Vilka frågor ska ni ställa till ett mötesbokningsföretag?

Tio frågor. Svaren skiljer ett bra mötesbokningsföretag från ett som bara låter bra.

1. Vem är det som ringer? Fråga efter erfarenheten hos dem som faktiskt ringer, inte hos den som presenterar bolaget.
2. Får vi samma personer över tid? Den som ringt åt er länge kan er verksamhet, medan en ny röst varje vecka börjar om från noll. Fråga också vad som händer om någon blir sjuk eller slutar. Svaret ska vara att en kollega tar över direkt.
3. Hur låter samtalen, och hur hanteras ett nej? Ett manus är bra som grundstruktur, men den som ringer måste kunna svara på det som faktiskt sägs i stället för att läsa innantill. Och ett ja som pressats fram blir sällan ett möte som håller: fråga hur de skiljer på en reflex som ”har inte tid” och en riktig invändning.
4. Vad räknas som ett kvalificerat möte? Kriterierna ska sättas tillsammans och vara konkreta — läs mer om vad ett kvalificerat möte är.
5. Vad betalar vi för, och vad kostar extra? Fråga särskilt om uppstartsavgift, och om kartläggningen av er ideala kund och ringlistan ingår.
6. Vad händer om ett möte inte blir av, eller inte håller måttet? Svaret ska vara konkret: vem bär kostnaden, och hur reklamerar man.
7. Hur ser uppstarten ut, och när kommer det första mötet? En lång uppstartsperiod är en kostnad som sällan syns i offerten.
8. Vilken insyn får vi under tiden, och hur ofta stämmer vi av? Fråga om ni kan se varje bokat möte själva, eller bara får en rapport i efterhand.
9. Kan vi pausa eller sluta? Långa bindningstider är en varningsflagga. En leverantör som levererar behöver inte låsa in er.
10. Säger ni nej om det inte passar oss? Ett seriöst mötesbokningsföretag tackar nej till uppdrag som inte kan löna sig för kunden, i stället för att ta betalt i ett halvår och sedan förlora er.

Vilka varningssignaler ska ni se upp med?

• Löften om många möten utan ett ord om hur de kvalificeras.
• Betalning per bokat möte i stället för per genomfört — då betalar ni även för de möten som aldrig blir av.
• Lång bindningstid och en uppstartsavgift innan första samtalet.
• Ringlistan och kartläggningen kostar extra, utan att någon kan säga vad de innehåller.
• Ingen insyn: ni får en rapport i efterhand men ser inte varje bokat möte själva.
• Ingen kan säga vem som ringer, eller det byts person varje vecka.
• Ingen kan beskriva vad som händer när ett möte inte håller måttet.
• Ett ja på allt. Den som aldrig säger nej till ett uppdrag har inte räknat på ert.

Hur snabbt kommer ni igång?

Hos oss normalt inom en till tre veckor. Vi kan börja direkt om det är rätt case, och det första bokade mötet ligger normalt en till tre veckor efter signat avtal. Uppstarten är ett möte där vi går igenom er affär, vilka ni vill nå och vad som gör ett möte kvalificerat för er. Det enda ni behöver bidra med är tillgång till kalendern. Ingen uppstartsavgift tas ut, och kartläggningen av er ideala kund och ringlistan tas fram innan första samtalet, som en del av uppdraget.

Fråga alltid ett mötesbokningsföretag vad som händer mellan avtal och första möte. En lång uppstartsperiod med avgift är en kostnad som sällan står i offerten, och veckor utan möten är veckor utan affärer.

Är det samma mötesbokare hela tiden?

Hos oss ja. Ni får en dedikerad mötesbokare som normalt arbetar med ett enda uppdrag: ert. Blir bokaren sjuk, ledig eller slutar tar en kollega över direkt, som vikarie eller permanent, så uppdraget står aldrig stilla. Beställer ni hög volym bemannas uppdraget med fler bokare, som alla arbetar enbart åt er. Och stämmer kemin inte går det att byta.

Det är kontinuiteten som gör att bokaren efter ett tag upplevs som en kollega: hen kan er affär, era vanligaste invändningar och era kunder. Fråga varje leverantör hur många uppdrag en bokare arbetar med samtidigt, och vad som händer vid frånvaro.

Vilken insyn får ni under samarbetet?

Det beror på leverantören, och det är en av de viktigaste frågorna att ställa. Den som köpt mötesbokning förut och tappade kontrollen vet varför: det är obehagligt att inte veta vad man betalar för. Hos oss får ni eget inlogg i Atlas, vårt eget system. Där ser ni varje möte vi bokar, och ni noterar själva när ett möte har genomförts. Det är underlaget för fakturan.

Vi stämmer av formellt varje månad, oftare om ni vill, och däremellan har vi löpande dialog. Vill ni ha direktkontakt med bokaren går det bra; annars går kontakten via ledningen. Hur Atlas ser ut i detalj visar vi i ett möte.

Vad händer om ett möte inte håller måttet?

Det beror på vad som hände. Ett möte som inte blir av, en no-show, debiterar vi aldrig: ni betalar bara för möten som faktiskt genomförs, och vi hanterar ombokningen. Ett möte som genomfördes men inte höll de kriterier vi kommit överens om går att reklamera i Atlas, så tittar vi på det tillsammans. Håller mötet inte kriterierna ska ni inte betala för det.

Ett möte som höll kriterierna men inte blev affär är däremot levererat: vi bokar mötet, ni gör avslutet. Det är därför kriterierna ska sättas tillsammans före start, så att alla vet vad som räknas. Hur ni får fler bokade möten att faktiskt bli av har vi skrivit om i hur minskar man no-shows i B2B-möten?

Hur bokas mötena, och hamnar de i er kalender?

Direkt i säljarens kalender. Hos oss bokas både fysiska och digitala möten, 30–60 minuter långa efter vad ni tycker är rimligt, och de läggs in direkt hos den säljare som ska hålla dem, med underlag om vem ni ska träffa och varför. Ni får alltså inte en lista att boka själva från. Fråga varje leverantör hur överlämningen går till: ett möte som hamnar i fel kalender, eller utan underlag, kostar tid innan det ens har börjat.

Kan de ringa på engelska, och utanför Sverige?

Hos oss ja, i hela Norden. Våra mötesbokare ringer på svenska och engelska, och vi bearbetar Sverige, Norge, Danmark och Finland. Ringlistorna tas fram på samma sätt i alla fyra länderna, och vi har lång erfarenhet av den norska marknaden. Säljer ni utanför Sverige, fråga leverantören vilka språk bokarna faktiskt ringer på och var de kan ta fram listor, inte bara var bolaget säger att det verkar.

Passar mötesbokning ert bolag?

Om någon hos er kan ta emot mötet, och om en ny kund är värd mer än de möten som krävs för att vinna den. Ett mötesbokningsföretag bokar möten; det säljer inte. Finns det ingen hos er som håller mötet, gör behovsanalysen och stänger affären blir mötena bara en kostnad. Och är en ny kund inte värd tillräckligt går kalkylen aldrig ihop, hur bra mötena än är. Räkna på det innan ni väljer leverantör; vi har gjort ett räkneexempel i när lönar det sig att outsourca mötesbokningen?

Vi tackar nej till uppdrag där kalkylen inte bär, och säger det före uppstart i stället för efter sex månader. Känner ni igen er i tecknen på att det är dags att anlita en mötesbokare är ni sannolikt redo.

Vad behöver ni ha klart innan ni väljer?

• Ett mål. Att nå nya kunder, följa upp intresse och hålla kontakten med befintliga kunder kräver olika samtal.
• En bild av vilka ni vill nå. Ju tydligare bild av vilka som faktiskt köper av er, desto bättre lista. Hos oss tas den fram i en ICP-analys, som ingår när ni anlitar våra mötesbokare.
• Någon som tar vid. Ett bokat möte är bara värt något om någon hos er tar emot det och för affären vidare.
• Tillgång till kalendern. Då kan mötena bokas direkt hos den som ska hålla dem.

Vad kostar ett mötesbokningsföretag?

Det beror på modellen. Per timme betalar ni för tiden; per möte betalar ni för resultatet, och då är det värdet av en ny kund hos er som avgör om kalkylen går ihop. Den viktigaste siffran är alltså inte vad ett samtal kostar, utan vad en ny kund är värd för er. Vi har gått igenom prismodellerna och vad som ofta glöms i kalkylen i vad kostar mötesbokning? Våra egna priser publicerar vi inte; de är marknadsmässiga, varken dyrast eller billigast.

Hur jämför ni offerter från olika mötesbokningsföretag?

Genom att räkna om dem till samma sak: vad ett genomfört och kvalificerat möte kostar, allt inräknat. Fem steg:

1. Räkna om priset. Per timme eller per bokat möte säger inget förrän ni vet hur många samtal som krävs och hur många bokade möten som faktiskt blir av. Be om leverantörens egna siffror, eller räkna försiktigt.
2. Lägg till det som kostar extra. Uppstartsavgift, ringlista, kartläggning och rapportering hör till priset, oavsett var de står i offerten.
3. Väg in bindningstiden som en risk. Ett års bindning betyder att ni betalar även om mötena inte håller. Sätt ett pris på den risken.
4. Be om referenser som liknar er. Fråga efter en kund i er storlek, med en liknande affär, och vad som hände efter tre månader. Vår egen referens är TellUs Sweden: 60 möten och tolv affärer på tre månader.
5. Be att få träffa bokaren. Den som ska ringa åt er bör ni ha hört innan ni skriver på, inte bara den som sålde in uppdraget.

Telemarketingbolag eller mötesbokningsföretag — vad är skillnaden?

Telemarketing är paraplyet för allt arbete via telefon: att nå nya kunder, följa upp intresse, hålla kontakten med befintliga kunder. Mötesbokning är den del som har ett enda mål — kvalificerade möten i era säljares kalendrar. Många telemarketingbolag och ringare gör både och. Är det möten med beslutsfattare ni söker är det mötesbokningen ni ska jämföra, oavsett vad bolaget kallar sig. Hela skillnaden, och vad ni ska fråga ett telemarketingbolag i Stockholm, går vi igenom i telemarketingbolag i Stockholm eller mötesbokningsföretag?

Så arbetar vi

P94 är ett mötesbokningsföretag i Kista med fler än 25 seniora mötesbokare, en bokare per uppdrag, som bokar kvalificerade möten åt våra uppdragsgivare i hela Norden. De flesta har tidigare erfarenhet av B2B-försäljning eller mötesbokning. Ni betalar per genomfört och kvalificerat möte, utan bindningstid och utan uppstartsavgift, och följer varje bokat möte i Atlas. Vill ni veta vilken modell som passar er? Boka ett förutsättningslöst möte så räknar vi på det tillsammans.