Kort svar
Att outsourca mötesbokningen lönar sig när en ny kund är värd mer än det kostar att vinna den med möten. Räkna på tre saker: vad en ny kund är värd för er, hur många möten som krävs för en affär och vad ett möte kostar. Är kostnaden per affär lägre än kundens värde lönar det sig.
Mötesbokning är en investering, och som alla investeringar ska den räknas hem. Det är också den fråga vi ställer först när ett nytt bolag hör av sig: går kalkylen ihop för er? Gör den inte det tackar vi hellre nej än tar betalt i ett halvår. Här är hur ni räknar själva.
Vad betyder outsourcad mötesbokning?
Att ett externt företag ringer kalla samtal åt er och bokar kvalificerade möten med beslutsfattare direkt i era säljares kalendrar. Ni slipper rekrytera, lära upp och leda egna mötesbokare. Hos oss betalar ni per genomfört och kvalificerat möte, och analysen av er ideala kundprofil och ringlistan ingår — så fungerar vår mötesbokning.
Alternativet är att anställa. Då bär ni hela kostnaden för tjänsten, oavsett hur många möten den ger, och står utan när personen slutar. Hur de två vägarna står sig mot varandra har vi jämfört i anlita eller anställa en mötesbokare?
Hur räknar man på mötesbokning?
Börja i andra änden: inte med vad ett möte kostar, utan med vad en ny kund är värd för er. Utgå från vad en genomsnittlig kund betalar per månad eller år, och hur länge kunderna brukar stanna. Det är kundens värde, och det är den siffran allt annat ska jämföras med.
Därefter behöver ni en siffra till: hur många möten era säljare behöver för att stänga en affär. Den siffran är er egen. Priset per möte gånger antalet möten per affär är vad det kostar att vinna en kund, och det är den kostnaden som ska vara lägre än kundens värde, inte priset på ett enskilt möte.
Hur ser kalkylen ut i praktiken?
Blir vart femte möte en affär kostar en ny kund fem möten. Är kunden värd mer än så, räknat på hela den tid den stannar, går kalkylen ihop. Blir vart tionde möte en affär krävs det att kunden är värd mer än tio möten, och så vidare. Ju fler möten era säljare behöver per affär, desto mer måste en kund vara värd.
Ett verkligt utfall: hos TellUs Sweden blev vart femte möte en affär under de tre första månaderna, en siffra som gäller det uppdraget och inte ett genomsnitt eller ett löfte. Läs kundcaset med TellUs.
Varför spelar återkommande intäkter så stor roll?
Kalkylen bygger på att kunden stannar. En kund med återkommande intäkter — abonnemang, avtal, löpande uppdrag — fortsätter att betala långt efter att affären är vunnen, medan mötena som vann den bara betalas en gång. Är varje affär en engångsförsäljning med lågt värde blir det svårt att räkna hem ett möte. Ju längre era kunder stannar, desto mer är de värda.
När lönar sig mötesbokning inte?
- När värdet per kund är för lågt. Ger en ny kund bara några hundralappar i månaden blir det svårt att vinna den med möten.
- När ingen kan ta mötet till affär. Vi bokar mötet, ni stänger det — och utan någon som kan stänga blir mötena bara tid i kalendern.
- När erbjudandet inte håller. Kalkylen förutsätter att kunderna stannar, och ett erbjudande som inte levererar blir inte bättre av fler möten.
Vi tackar nej till uppdrag där vi inte tror att mötesbokning blir kostnadseffektivt för kunden. Det är billigare för er att få ett nej i dag än att upptäcka det efter ett halvår.
Ibland avråder jag bolag från att köpa våra tjänster. Ser jag att varken en extern eller en anställd mötesbokare kommer att ge lönsamhet säger jag det, och då kan digital marknadsföring vara den bättre investeringen.— Oliver Pedroletti, vd på P94 Group
Vad krävs av er för att mötesbokning ska löna sig?
- Någon som kan ta mötet till affär — en säljare, eller en vd som säljer själv.
- En tydlig bild av vilka ni vill nå, så att mötena hamnar hos bolag som faktiskt köper. Hos oss tas den fram i en ICP-analys, som ingår.
- Tillgång till kalendern, så att mötena bokas direkt hos den som ska hålla dem.
- Återkoppling. Säg till när ett möte inte höll, så att nästa bokning träffar bättre.
Vilka företag passar mötesbokning för?
Det avgörs sällan av branschen och aldrig av storleken. Säljaren kan vara en ensam vd lika gärna som ett helt säljteam, och de bolag vi ringer till varierar från små företag till miljardbolag. Det som avgör är ekonomin: värdet per kund, och en affär som avgörs i ett möte snarare än i en kassa.
Hur snabbt syns resultatet?
Det första bokade mötet ligger hos oss normalt en till tre veckor efter signat avtal. Hur snabbt mötena blir affärer beror på er säljcykel; hos TellUs Sweden kom de första affärerna redan under den första månaden. Ge kalkylen tid innan ni utvärderar den, och räkna på affärer, inte på samtal.
Vad modellerna kostar har vi gått igenom i vad kostar mötesbokning?, och så fungerar vår mötesbokning steg för steg. Vill ni räkna på ert eget case? Boka ett möte så gör vi det tillsammans.
Vanliga frågor
Hur många möten krävs för en affär?
Det beror på er affär och era säljare, och det är er egen siffra. Utgå från hur många möten era säljare brukar behöva för att stänga en affär i dag, och använd den i kalkylen.
Hur vet vi vad en ny kund är värd?
Utgå från vad en genomsnittlig kund betalar per månad eller år, och hur länge kunderna brukar stanna. Har ni inte siffran exakt räcker en försiktig uppskattning — det viktiga är att räkna på kundens värde, inte på mötets pris.
Lönar sig mötesbokning för små bolag?
Ja, om värdet per kund är tillräckligt högt. En vd som säljer själv kan vara en lika bra uppdragsgivare som ett stort säljteam — det är kalkylen som avgör, inte storleken.
Vad är skillnaden mellan kostnad per möte och kostnad per affär?
Kostnaden per affär är priset per möte gånger antalet möten som krävs för en affär. Det är den siffran ni ska jämföra med vad kunden är värd, inte priset på ett enskilt möte.
Är det billigare än att anställa en mötesbokare?
Det beror på hur fylld en heltid skulle vara hos er. Räkna med hela kostnaden för en anställning — lön, sociala avgifter, rekrytering, upplärning och chefstid — och jämför med vad samma pengar ger i genomförda möten.
Tackar ni nej till uppdrag?
Ja. Tror vi inte att mötesbokning blir kostnadseffektivt för er säger vi det innan vi börjar, i stället för att ta betalt i ett halvår och sedan förlora er.
