Hur fyller en tandläkarklinik luckor i tidboken? Från återbudslistan till nya patienter

Tomma tider finns på varje klinik: ett sent återbud, en patient som inte kommer, en tandläkare som har mer tid än patienter. Här går vi igenom varför luckorna uppstår, vad kliniken kan göra själv för att fylla dem och när det behövs nya patienter.

Varför blir det luckor i tidboken?

Av två skäl, och de kräver olika lösningar. Det första är tider som var bokade men blir tomma: sena återbud och patienter som inte kommer. Det andra är att det finns färre bokningar än tider. Kliniken kan ha fler tandläkare och behandlingsstolar än patienterna räcker till, eller så kommer patienterna mer sällan.

Det senare är inget fel i sig. Socialstyrelsens riktlinjer säger att vuxna med låg risk för dålig munhälsa bör erbjudas en basundersökning en gång per två till tre år (Socialstyrelsen, nationella riktlinjer för tandvård). Ju längre mellanrummen blir, desto färre besök ger samma patienter, och desto fler patienter behöver kliniken för att fylla samma tidbok.

Vad kostar en tom tid?

Lika mycket som en bokad, men utan intäkt. Lönerna, lokalen och utrustningen kostar detsamma oavsett om stolen är upptagen, och en tid som stod tom kan aldrig säljas i efterhand. Därför spelar det roll både hur många luckor kliniken har och hur snabbt de fylls. Vad en ny patient är värd för kliniken över tid har vi räknat på i vad är en ny patient värd för en tandläkarklinik?

Hur fyller kliniken en lucka samma dag?

Med patienter som kan komma med kort varsel. Fyra sätt fungerar:

1. Återbudslistan: patienter som har sagt att de gärna tar en tidigare tid om en blir ledig.
2. En tid som kan tidigareläggas: en patient som står i tidboken längre fram får komma nu, om behandlingen passar luckans längd.
3. Akuta besök: en patient med ont som behöver komma samma dag.
4. Ett samtal eller ett sms till rätt patienter: receptionen hör av sig till dem som passar luckan och kan komma med kort varsel.

Alla fyra fyller luckan, men de gör det med patienter som kliniken redan har. Tidigareläggningen lämnar en ny lucka längre fram, och återbudslistan krymper för varje tid den fyller.

Hjälper påminnelser mot luckor?

Ja, mot luckor som uppstår för att patienten glömmer eller inte hinner avboka. En påminnelse dagen före, en enkel väg att avboka och en tydlig regel för hur sent det går att avboka ger kliniken tid att fylla tiden innan den står tom.

Mot den andra sortens luckor, när det finns färre bokningar än tider, hjälper påminnelser inte. De når bara patienter som redan har en bokad tid.

Varför räcker inte de egna patienterna?

För att de redan har sina tider. Återbudslistan, recall och tidigareläggningar fördelar om de patienter som kliniken redan har, och varje patient kan bara bokas in en gång. När luckorna är fler än de egna patienternas besök behöver kliniken fler patienter, inte en bättre lista.

Och de finns. Under 2025 besökte omkring hälften av alla vuxna tandvården (Socialstyrelsen, statistik om tandhälsa 2025), och drygt var tionde vuxen gick inte till tandvården alls under en femårsperiod (Riksrevisionen, RiR 2025:34). De som tackar ja när vi ringer har valt att skjuta på besöket och behöver just en påminnelse. Mer om den gruppen står i varför skjuter så många upp tandläkarbesöket?

Hur fyller kliniken luckor med nya patienter?

Genom att nå människor som inte är patienter än. De finns i två grupper. Den första letar efter en tandläkare, och dem når kliniken med Google-profilen, omdömen, hemsidan och annonser. Men en annons levererar när den levererar: den kan inte styras mot en ledig tid på tisdag förmiddag.

Den andra gruppen letar inte, och dem når bara den som själv hör av sig. Ett samtal kan bokas in i just den tid som står tom, och samma samtal ger kliniken en ny patient. Hur de två sätten skiljer sig i vilka de når och vad kliniken betalar för har vi jämfört i telefonbokning eller digital marknadsföring för tandläkare?

Kan luckorna fyllas med nya patienter samma dag?

Ja. Våra mötesbokare ringer upp människor i ert område varje dag, påminner dem som inte varit hos tandläkaren på länge och bokar in dem direkt i era lediga tider. Eftersom vi ringer varje dag har vi alltid patienter redo, så en sen avbokning kan fyllas samma dag. Det är nya människor i området, inte klinikens eget patientregister, så luckan fylls och kliniken får en patient till.

Vem ska ringa, receptionen eller någon utanför kliniken?

Receptionen är rätt för klinikens egna patienter: återbuden, recall och tidigareläggningarna. Att ringa nya människor i området varje dag är ett annat jobb, och det tar tid från telefonen och från patienterna i receptionen. Därför gör vi det åt kliniken. Vi rekryterar och utbildar våra mötesbokare själva, i tandvård och i att boka in rätt patienter.

Vad betalar kliniken för?

Genomförda besök. Uteblir patienten betalar kliniken ingenting. Det finns ingen bindningstid och inget tak, så kliniken bestämmer volymen och justerar den månad för månad, och det behövs ingen koppling till journalsystemet. Vi arbetar med kliniker som har minst två heltidsanställda tandläkare och som vill växa — så fungerar vår patientbokning via telefon.